Outsourcing é uma estratégia adotada para reduzir custos e riscos nos negócios. Algumas operações das companhias podem ter melhor gerenciamento por organizações terceirizadas, afim de liberar recursos ou conjuntos de habilidades para se concentrar em competências essenciais. Ao terceirizar demandas, a empresa passa a contar com mais recursos internos para que seus colaboradores possam se concentrar em atividades de maior valor.
O que é Outsourcing?
Outsourcing ou terceirização refere-se ao processo de transferência de qualquer tipo de equipamento ou serviço interno da empresa para uma outra empresa externa especializada, por um período de tempo determinado. Esses trabalhos podem ser realizados fora ou dentro da organização contratante.
Objetivos
Os principais objetivos da terceirização são: economia de dinheiro, otimizar processos e focar no Core Business da organização. Quando uma empresa tem muitos projetos, pode-se eventualmente ter excesso de trabalho e não cumprir os prazos determinados. Com uma força de trabalho terceirizada disponível a qualquer momento, a empresa pode tratar de todos eles sem qualquer inconveniente.
Em resumo, terceirização é a entrega de trabalho à empresas externas, para que os colaboradores contratados (internos) da empresa principal possam se concentrar em outras tarefas mais estratégicas para o negócio.
É seguro?
Apesar de os serviços de outsourcing atualmente serem mais modernos e versáteis do que nunca, não se trata de nenhuma novidade para o mundo dos negócios e já acontece há séculos em várias culturas e países do mundo.
Entretanto essa prática, como qualquer outra, tem seus prós e contras, de acordo com o uso feito. Vejamos agora várias razões que estão por trás da decisão de se adotar essa estratégia:
Principais vantagens da terceirização
1- Economia de tempo
A terceirização de atividades não essenciais, tais como operações de BackOffice ou administração, libera recursos da empresa, para ajudar a equipe a se concentrar nas funções essenciais do negócio, em vez desempenhar tarefas de apoio.
2- Redução de custos
Um dos benefícios mais significativos e perceptíveis da terceirização é a diminuição das despesas trabalhistas e operacionais, bem como nas despesas gerais.
3- Economia em tecnologia e infraestrutura
A terceirização elimina a necessidade de investimentos em infraestrutura, uma vez que a contratada assume a responsabilidade pelos procedimentos e, portanto, oferece todo o alicerce necessário para sua operação.
4- Experiência
O acesso a recursos qualificados significa que as companhias podem recorrer aos talentos certos, garantindo maior qualidade das tarefas terceirizadas.
5- Aumento da eficiência
Um fornecedor terceirizado traz conhecimento especializado e experiência, o que resulta em mais produtividade e eficiência.
6- Redução de riscos
A terceirização reduz parte dos riscos da contratante, por diluir as atividades e permitir aos administradores poderem dar mais atenção à atividade principal da empresa.
7- Flexibilização de equipe
Se a companhia tem operações com cargas de trabalho cíclicas ou sazonalmente exigentes, a terceirização proporciona a oportunidade de alavancar recursos extras nos momentos de pico e liberá-los quando não forem mais necessários, sem encargos trabalhistas.
Desvantagens da terceirização:
1- Perda de controle gerencial
A terceirização pode ser uma ótima maneira de racionalizar e melhorar seus negócios. No entanto, uma vez que a empresa terceirize certos aspectos da administração, pode ser difícil voltar a internalizar. Caso haja uma perda de controle dessa natureza, custará dinheiro e reputação.
Caso contratada para controlar a administração do negócio, essa empresa terceirizada deve ser auditada, pois, pode ser que aconteça dela realizar transações em nome da companhia que a presidência não aprovaria. Isso pode prejudicar a reputação da companhia ou, em casos extremos, ela poderia ser responsabilizada legalmente por ações indevidas da terceirizada. A prevenção é fundamental, e os termos e condições devem ser cuidadosamente considerados em contrato.
2- Problemas de qualidade
Muitas empresas terceirizam trabalho para outros países, com mão-de-obra mais barata, como a Índia e a China. Em teoria, a terceirização deveria economizar dinheiro para a empresa contratante. Entretanto, alguns problemas podem surgir da terceirização de serviços devido à menor supervisão do outsourcing contratado que pode, também, terceirizar essa tarefa.
Os problemas de qualidade que uma empresa pode encontrar incluem:
- Falta de inovação para economizar em desenvolvimento;
- Problemas com fuso horário;
- Diferenças culturais nos estilos de administração;
- Formas de comunicação;
- A criação de uma cadeia de comando vulnerável por ser dependente demais de um empreiteiro ou fornecedor.
Embora várias empresas obtenham benefícios com a terceirização (por exemplo, expertise adicional), outras acham que seus resultados são piores do que com o trabalho internalizado. Isso se aplica também à algumas áreas específicas da empresa, como por exemplo, o setor de controle de qualidade, que em raros casos é terceirizado.
O foco do fornecedor é lucrar com os serviços oferecidos. Para garantir a qualidade do serviço, é preciso estabelecer metas e expectativas que o outsourcing deve cumprir. Além disso, faça reuniões regulares e revisões com o contratado para garantir o sucesso para ambas as partes no exercício de terceirização.
3- Custo
A maioria das empresas sempre estão em busca de minimizar os custos, e geralmente essa busca é o que leva a opção de terceirização. No entanto, é preciso estar ciente das potenciais despesas ocultas que podem surgir no cotidiano. Quaisquer questões que surjam no decorrer da parceria e que não sejam abordadas no contrato serão consideradas taxas adicionais.
4- Ameaça à segurança
Se houver informações confidenciais às quais uma empresa terceirizada terá acesso, como folha de pagamento ou registros médicos, há o risco de quebra de sigilo, vez que os dados podem ser perdidos, modificados ou roubados por hackers.
Se a tarefa terceirizada envolver o compartilhamento de dados ou know-how de propriedade da empresa, deve ser considerado e avaliado cuidadosamente. A empresa terceirizada deve garantir a segurança e a proteção dos dados da contratante. No contrato deve haver cláusulas de penalidade caso ocorra um incidente.
5- Tempo e esforço
O processo de seleção de fornecedores não deve ser negligenciado. É preciso tempo e esforço para investigar, testar e escolher o melhor parceiro. Tanto o quadro administrativo quanto os demais funcionários devem dedicar seu tempo para escolher corretamente uma terceirizada, bem como assegurar que o trabalho cumpra as metas estabelecidas.
Conclusão
O outsourcing tem diversas vantagens, mas também pode apresentar dificuldades se não for feito corretamente, ou caso a terceirizada não seja bem escolhida. Muitos dos problemas potenciais podem ser evitados caso haja um bom, com previsão para acordo de serviço, cronogramas e medidas, penalidades, recompensas, revisões regulares e estratégias de saída.